Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tim Feldhäuser
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Bergstraße 5
56459 Stahlhofen am Wiesensee
Deutschland

E-Mail: kontakt@mein-werkflow.de
Telefon: +49 (0) 2663 917571

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Formularen, Projekte, Plan-Blöcke, Datei-Uploads)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Interaktionen mit der Anwendung)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Rechnungen)

Kategorien betroffener Personen

• Kunden (Tischlerei-Inhaber und deren Mitarbeitende, die Werkflow nutzen)
• Endkunden der Tischlereien (Stammdaten in Werkflow gepflegt)
• Interessenten
• Kommunikationspartner
• Nutzer (z.B. Besucher der Marketing-Seite)

Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen (SaaS-Bereitstellung) und Kundenservice
• Kontaktanfragen und Kommunikation
• Sicherheitsmaßnahmen
• Büro- und Organisationsverfahren
• Verwaltung und Beantwortung von Anfragen

3. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a. DSGVO)
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO)
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c. DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO)

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige verschlüsselte Backups in deutschen Rechenzentren
• Mandantenstrenge Zugangskontrolle (Multi-Tenant-Trennung in der Datenbank)
• Authentifizierung per E-Mail + Passwort, optional Mehr-Faktor
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Firewall und Intrusion-Detection auf Server-Ebene

5. Verarbeitete Datenarten im Detail

Bei der Nutzung von Werkflow

Wenn Sie Werkflow als registrierter Nutzer einer Tischlerei nutzen, verarbeiten wir:

• Anmeldedaten (E-Mail, Passwort-Hash)
• Profildaten (Name, Kontaktdaten, Rolle innerhalb des Mandanten)
• Nutzungsdaten der Module (Projekte, Plan-Blöcke, ToDos, Material, Datei-Uploads)
• Endkundendaten, die Sie selbst zu Ihren Aufträgen erfassen (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Log-Daten zur Fehleranalyse und Sicherheit (max. 30 Tage)

Bei Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns kontaktieren (z.B. per E-Mail oder Telefon), werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

6. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald deren zur Verarbeitung erlaubten Einwilligungen widerrufen werden oder sonstige Erlaubnisse entfallen.

Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt.

Aufbewahrungsfristen:

• Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (Steuerrecht)
• Kommunikationsdaten: 6 Monate nach Abschluss der Kommunikation
• Server-Log-Daten: 30 Tage
• Mandantendaten nach Vertragsende: vollständige Löschung innerhalb von 90 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht

7. Einsatz von Cookies

Werkflow setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden KEINE Tracking-Cookies, Werbe-Cookies oder Drittanbieter-Cookies verwendet.

Technisch notwendige Cookies

• Session-Cookie: speichert Ihre Anmeldung während der Sitzung
• CSRF-Token: schützt vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen
• Remember-Me (optional): längere Anmeldung, nur bei aktiver Wahl durch den Nutzer

Diese Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie sich abmelden bzw. nach Ablauf ihrer Lebensdauer.

8. Hosting und Bereitstellung

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um die Online-Anwendung bereitzustellen. Hierzu verarbeiten wir die IP-Adresse des Nutzers, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen an den Browser oder das Endgerät zu übermitteln.

Hosting-Provider:
Unser Hosting erfolgt auf Servern in Deutschland (netcup GmbH, Karlsruhe). Der Provider verarbeitet Daten ausschließlich in unserem Auftrag und ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO).

Subunternehmer: netcup GmbH (Hosting), IONOS SE (E-Mail-Versand), Hetzner Online GmbH (Backup-Storage). Alle Anbieter mit Sitz und Verarbeitung in Deutschland.

9. Kontaktaufnahme und Anfragen

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per E-Mail oder Telefon) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

10. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Einschränkung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — etwa beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

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Stand: 07.08.2026